I. OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION
Cette procédure a pour objet de définir les exigences qualité et conditions générales d’achat applicables dans le cadre des achats. Ce document est contractuel ; Il est référencé sur nos commandes d’achat, en complément de toute exigence particulière et des exigences clients notées sur celle-ci.
Nota : les exigences clients sont à utiliser au dernier indice en vigueur.
L’interlocuteur privilégié de la société MANUPRO est le Responsable administratif, sauf pour les prestations de conception où l’interlocuteur est le Responsable industrialisation.
II. REFERENCES
ISO 9001 / EN 9100 / ISO 14001
III. DEFINITIONS
Suivant ISO 9000.
IV. RESPONSABILITES
Les fournisseurs sont responsables de :
- La qualité des fournitures ou prestations
- La conformité par rapport aux spécifications de la commande et aux documents joints.
- Les fournisseurs sont responsables de leurs obligations en matière d’environnement.
V. OBLIGATIONS QUALITE
1. Obligations générales
La mise à disposition d’instructions, d’outillages de fabrication ou de contrôle ne décharge pas la responsabilité du fournisseur sur la qualité finale du produit ou de la prestation
Les fournisseurs ou prestataires qualifiés par nos clients sont tenus de posséder la documentation client en vigueur. Celle-ci ne sera diffusée par la Société MANUPRO que sur demande et qu’à titre d’information. Les autres fournisseurs ou prestataires devront faire la demande de la documentation manquante à la société MANUPRO.
Le fournisseur doit livrer la quantité spécifiée sur la commande. Toute livraison excédentaire doit faire l’objet d’un accord avec le Service Achats de la Société MANUPRO.
Aucune sous-traitance de second rang et aucun changement de lieu de production ne peut être réalisé sans l’accord du Service Qualité de la Société MANUPRO.
Dans tous les cas de sous-traitance, achats matières ou achats de production, le fournisseur doit répercuter les exigences applicables à toute la chaîne d’approvisionnement y compris les exigences du client. Le fournisseur reste le seul responsable de la conformité de ses achats et sous-traitance aux exigences.
Le fournisseur s’engage à signaler par écrit toute non-conformité rencontrée en cours de réalisation, de contrôle et d’essais ou après livraison.
Tout changement important au sein de l’organisation du fournisseur doit être signalée à la Société MANUPRO.
Les fournisseurs doivent mettre en place un système de management de la qualité basé sur l’ISO 9001 ou équivalent et une démarche environnementale.
Le fournisseur doit notifier les modifications apportées au produit, aux procédés, à ses fournisseurs, aux installations, et obtenir l’approbation de la Société MANUPRO.
Le fournisseur doit mettre en oeuvre les dispositions pour la prévention, la détection et l’élimination des corps étrangers si nécessaire.
Le fournisseur ou prestataire s’engage à ne pas prendre contact avec nos clients nommés dans les différentes données d’entrées confiées.
2. Revue des exigences
Le fournisseur doit impérativement vérifier la présence de la documentation spécifiée dans les commandes d’achat.
3. Maîtrise de la propriété fournie par le client
Les outillages fournis pour la réalisation des fabrications (outillages de fabrication et de contrôle, programmes…) ou les modèles informatiques et documents fournis pour la réalisation d’activités de conception sont la propriété de la Société MANUPRO. Le fournisseur ou prestataire est responsable de leur préservation et doit informer MANUPRO en cas de détérioration ou d’usure inhabituelle.
A l’issue des fabrications, les outillages sont retournés sauf accord particulier entre la Société MANUPRO et le fournisseur.
4. Identification, traçabilité, enregistrement, archivage et destruction
Le fournisseur doit identifier le produit ou sa prestation selon les exigences.
Les enregistrements relatifs à la qualité doivent être conservés et archivés pendant une durée minimale de 10 ans afin de couvrir les exigences de nos clients.
La destruction des documents est effectuée par broyage à la fin de la période d’archivage.
Le fournisseur doit archiver le dossier de fabrication ou de prestation (fiche suiveuse, relevés de contrôle, dossier de conception, etc.), les non conformités et le suivi des appareils de mesure pendant une durée minimale de 10 ans en assurant la lisibilité et la conservation de ces documents.
La perte ou l’impossibilité d’accès à des documents permettant de démontrer la conformité au contrat du produit ou de la prestation livrés est à signaler sans délai à la Société MANUPRO. La Société MANUPRO se réserve le droit de récupérer les enregistrements concernant les produits ou prestations et conservés chez le fournisseur et notamment en cas de cessation d’activité.
5. Contrôles et essais
Le fournisseur doit réaliser des contrôles et essais tout au long du processus afin de s’assurer de la conformité par rapport aux exigences spécifiées.
Les enregistrements attestant de la réalisation de ces contrôles et essais doivent être conservés. Ces derniers doivent démontrer si le produit satisfait ou non aux contrôles et essais.
6. Maîtrise des prestations de conception
Le fournisseur doit réaliser ses activités de conception dans des conditions maîtrisées et conformes aux exigences de conception de l’ISO 9001.
Les enregistrements attestant de la réalisation des activités de maîtrise de la conception doivent être conservés.
7. Non conformités
Le fournisseur doit impérativement signaler à la société MANUPRO toute non-conformité décelée sur le produit ou sur une prestation par une identification sur un rapport de contrôle ou une fiche de non-conformité.
Les produits non conformes livrés doivent être impérativement identifiés et séparés du reste du lot.
Lors du contrôle réception par la Société MANUPRO, toute non-conformité signalée ou non par le fournisseur fait l’objet d’une fiche de non-conformité. Cette fiche précisera la décision prise sur les non conformités décelées avec éventuellement une demande d’action corrective.
Toute décision concernant le produit ou la prestation non-conforme doit faire l’objet d’un accord de la Société MANUPRO.
8. Prévention des pièces contrefaites
Afin d’assurer la prévention des pièces contrefaites, les fournisseurs et sous-traitants de la société MANUPRO doivent notamment :
- Former leurs personnels concernés,
- S’approvisionner auprès des sources autorisées,
- Exiger auprès de leurs fournisseurs les certificats de conformité et d’origine adéquats,
- Le cas échéant en cas de détection de pièces contrefaites, ou suspectées de l’être, prévenir la société MANUPRO et isoler les pièces correspondantes.
9. Sensibilisation
Les fournisseurs, sous-traitants et prestataires de la société MANUPRO doivent s’assurer que leurs personnels intervenants dans la mise en oeuvre des commandes sont sensibilisés :
- A leur contribution à la conformité du produit
- A leur contribution à la sécurité du produit
- A l’importance d’un comportement éthique
10. Préservation et livraison
a. Généralités
Le fournisseur doit mettre en place les moyens nécessaires pour assurer la protection et la préservation des produits ou de sa prestation.
Les emballages utilisés par le FOURNISSEUR seront appropriés à la nature du(des) Produit(s) et les mentions éventuellement portées seront visibles et accessibles. Le FOURNISSEUR devra limiter le volume des emballages utilisés et recourir à des emballages recyclables ou réutilisables afin de limiter le volume des déchets générés par ses livraisons.
b. Documents à fournir à la livraison
Chaque livraison doit comporter au minimum un bon de livraison et les documents spécifiés sur la commande d’achat. Une déclaration de conformité selon la norme NFL000 15 sera fournie pour les achats de sous-traitance ou achats spécifiques.
Si les documents exigés ne sont pas fournis lors de la livraison, le paiement de la facture sera bloqué jusqu’à réception de ces derniers.
11. Surveillance – Audit
Pendant la durée d’exécution de la commande, les personnes habilitées par la Société MANUPRO, les organismes officiels (EASA, DGA, DGAC, etc.) ainsi que le client de la Société MANUPRO, auront libre accès aux locaux du Fournisseur ou prestataire et de ses sous-traitants éventuels ainsi qu’aux documents techniques afférents à la commande. Pour les contrats établis au titre d’un marché d’état (il en est fait mention aux conditions particulières), le fournisseur s’engage à accepter l’intervention des organismes mandatés et à se soumettre à leurs prescriptions. Les conséquences de ces interventions ne modifient pas les conditions de la commande.
Lorsque la Société MANUPRO a l’intention de vérifier le produit ou la prestation acheté chez le fournisseur, il est spécifié dans la commande d’achat les dispositions à prendre et les modalités de mise à disposition du produit ou de la prestation MANUPRO se réserve le droit de réaliser un audit chez son fournisseur et ses sous-traitants éventuels en fonction de la situation de performance et des problèmes rencontrés.
VI. CONDITIONS GENERALES D’ACHAT
1. Accusé de réception
Un accusé de réception de commande doit être retourné à la Société MANUPRO dans les 8 jours suivant la réception de commande. A défaut, la commande sera réputée acceptée sans réserve par le Fournisseur ou prestataire. L’acceptation de la commande de la Société MANUPRO par le Fournisseur ou prestataire implique son adhésion aux présentes conditions générales et renonciation à ses propres conditions quelles que soient les clauses pouvant figurer sur les documents du Fournisseur ou prestataire, y compris les devis, offres, catalogues et tous documents auxquels il serait fait référence dans les conditions particulières de la présente commande.
Aucune modification ne peut être apportée aux conditions générales ou particulières d’une commande sans accord écrit préalable de la Société MANUPRO.
2. Contrôle de l’exécution
En cas de recours à la sous-traitance par le Fournisseur ou prestataire, il devra au préalable en informer la Société MANUPRO, laquelle se réserve le droit de s’y opposer.
3. Réception
Le transfert de la propriété et des risques ont lieu sous réserve de l’acceptation quantitative et qualitative de la fourniture. En cas de non-acceptation, la Société MANUPRO établit un constat de non-conformité, lequel est adressé au Fournisseur ou prestataire. Toute fourniture non conforme est soit remise à la disposition du Fournisseur, soit conservée par la Société MANUPRO moyennant une diminution de prix auprès du Fournisseur ou prestataire responsable.
Les fournitures non acceptées sont renvoyées au fournisseur ou prestataire à ses frais, risques et périls.
4. Livraison
La date de livraison prescrite est la date d’arrivée des produits en notre usine. Sauf stipulation contraire, les produits commandés voyagent aux frais et périls de l’expéditeur.
Les dates de livraisons contractuelles sont impératives. Le Fournisseur ou prestataire s’engage à prévenir la société MANUPRO immédiatement de tout événement susceptible d’entraîner un retard de livraison et à tout mettre en oeuvre pour y remédier.
En cas de non-respect des délais de livraison, la Société MANUPRO peut résilier tout ou en partie de la commande par simple lettre recommandée, sans préjudice de ses droits à tous dommages intérêts.
5. Garanties
Le Fournisseur ou prestataire garantit la marchandise livrée contre tout défaut de conception, fabrication ou de matière pendant un délai d’au moins 3 ans à compter de la réception des marchandises ou de leur mise en service. La marchandise défectueuse est retournée au Fournisseur ou prestataire, qui est débité de sa valeur et des frais de retour, sans préjudice de tout autre frais et dommages intérêts dus à la Société MANUPRO.
Un forfait de 50 euros sera exigé pour toute pièce non conforme non signalée à la livraison.
Le Fournisseur ou prestataire garantit la Société MANUPRO contre toutes les réclamations des tiers concernant ses études, travaux ou fournitures. Il s’engage à faire son affaire de ces réclamations et à indemniser la Société MANUPRO de tout préjudice directement ou indirectement subi de ce fait.
Les contrôles effectués par les agents de la Société MANUPRO et la surveillance exercée par les services officiels n’exonèrent pas le Fournisseur de ses responsabilités.
6. Outillages
Sauf stipulation contraire, les outillages confiés au Fournisseur ou fabriqués par lui pour le compte et aux frais de la Société MANUPRO, en totalité ou en partie, ne peuvent être utilisés autrement que pour la réalisation de sa commande. Le Fournisseur s’engage à assurer la bonne conservation et l’entretien de ces outillages et à nous les retourner, à notre demande pour toute raison. Le Fournisseur s’engage à contracter à cet effet une assurance appropriée.
Ces outillages et matériels restent la propriété de la Société MANUPRO et doivent être pourvus par le Fournisseur d’un marquage visible et permanent indiquant cette propriété.
7. Propriété industrielle
Le Fournisseur ou prestataire garantit la Société MANUPRO contre toute revendication de tiers en matière de propriété industrielle sur ses fournitures.
La Société MANUPRO conserve la propriété industrielle exclusive des études, plans, documents, outillages qu’elle réalise ou fait réaliser pour l’exécution de la commande, ainsi que celles des matériels fournis lorsque ceux-ci ont un caractère original ou des éléments de nouveauté par rapport à l’état de la technique.
8. Confidentialité
Le Fournisseur ou prestataire, son personnel et ses sous-traitants éventuels sont tenus au secret professionnel. Il s’engage à ne pas divulguer à des tiers à titre onéreux ou gratuit et sous quelque forme que ce soit, les informations en provenance de l’acheteur ou issues d’un traitement de ces dernières par le Fournisseur ou prestataire, ainsi que la nature des prestations réalisées pour le compte de l’acheteur. Il sera possible de déroger à cet engagement après autorisation écrite entre le Fournisseur ou prestataire et l’acheteur désignant le ou les bénéficiaires de l’information, ainsi que son contenu, et sous réserve que le ou les tiers désignés aient conclu avec le Fournisseur ou prestataire ou l’acheteur un accord de confidentialité dans les termes de la présente clause.
Ne seront pas considérés comme confidentiels :
- Les informations qui sont, à la date des présentes, ou deviendront postérieurement à celles-ci, publiquement connues, sauf si le Fournisseur ou prestataire est à l’origine de la divulgation.
- Les informations divulguées par un tiers, en droit de les communiquer.
L’acheteur pourra confier au Fournisseur ou prestataire des informations soit oralement, soit par écrit (y compris dossiers, graphiques, croquis, plans, pièces, maquettes, …).
Toutes les informations communiquées par l’acheteur seront considérées comme confidentielles par le Fournisseur ou prestataire.
Sont considérées comme tiers, aux termes de cette clause, toutes les personnes morales ou physiques autres que l’acheteur et le Fournisseur ou prestataire, ainsi que toutes les personnes autres que les membres du personnel des parties qui seront amenés, de par leur fonction, à avoir connaissance des informations échangées entre les parties.
Le Fournisseur ou prestataire s’engage à avertir du caractère confidentiel des informations transmises les personnes en droit de les recevoir, et à assumer la responsabilité d’une éventuelle divulgation survenant du fait d’un ou de plusieurs membres de son personnel.
9. Factures et règlements
Les factures doivent parvenir à la Société MANUPRO et doivent comporter les références de la commande.
Les factures ou relevés de factures doivent être adressés à la Société MANUPRO à la fin d’un mois et ne peuvent concerner que les livraisons effectuées jusqu’au 24 de ce mois. Les factures se rapportant à des livraisons postérieures à cette date doivent figurer sur le relevé suivant.
Les règlements de la Société MANUPRO sont effectués sur présentation de la facture ou du relevé de factures, par virement à 30 jours fin de mois.
Les factures sont réglées sous déduction de la valeur des marchandises non acceptées et après réception de l’avoir correspondant. Toutefois, les règlements effectués ne constituent pas une reconnaissance de la qualité des fournitures.
10. Résiliation
Nous nous réservons le droit d’annuler tout ou partie de la commande et sans indemnité dans l’éventualité où le Fournisseur refuse ou est incapable de remplir ses obligations techniques ou commerciales conformément aux conditions de ladite commande.
Dans le cas ci-dessus, les arrhes ou acomptes versés deviendront immédiatement exigibles et devront être restitués à la Société MANUPRO sans délai.
11. Litiges
La présente convention et ses suites relèvent exclusivement du droit français.
Le tribunal de commerce de TOULOUSE est seul compétent pour connaître des litiges nés de l’interprétation ou de l’exécution des présentes exigences.
VII. ENVIRONNEMENT
Le fournisseur s’engage à gérer au mieux ses consommations d’eau et d’énergie.
Le fournisseur s’efforcera de réduire les émissions de CO2 et doit concevoir une politique de transport plus respectueuse pour l’environnement.
A ce titre, toutes les lois et réglementations applicables concernant les consommations d’énergies doivent être respectées.
En outre, toutes les lois et réglementations applicables concernant l’environnement et la protection de ce dernier qui ne seraient pas énoncées ci-dessus doivent être respectées par le fournisseur.
Le fournisseur s’engage à limiter les emballages au strict minimum tout en garantissant la sécurité du produit.
A ce titre, il s’engage à récupérer, trier et recycler les déchets en fonction des exigences légales et des process d’amélioration continue qu’il aura mis en oeuvre.
Par ailleurs, toutes les lois et réglementations concernant la conservation, la manipulation, l’utilisation, le recyclage et le transport des déchets, dangereux ou non, doivent être respectées par le fournisseur.
